Le traitement des collections

Légende ci-après
Restauration de chartes scellées
© David Paul Carr / BnF

Le traitement bibliographique

Depuis plusieurs années, la BnF a décidé de consolider les bases de production bibliographique et de traitement des métadonnées qui en résultent. Avec la réalisation de nouvelles interfaces pour BnF catalogue général, BnF archives et manuscrits et le CCFr, les notices d’autorité bibliographiques bénéficient d’une visibilité accrue. Cette évolution s’accompagne d’une dynamique de partenariats renforcés avec d’autres acteurs de la production des données tant au niveau national (ABES, ISSN, ISNI, etc.) qu’international (bibliothèques nationales, le consortium OCLC et notamment son service de fichier international d’autorités de référence VIAF, le consortium de bibliothèques européennes de recherche CERL). Ce travail en réseau permet d’améliorer les performances de la production de la BnF tout en la positionnant comme un fournisseur des données.

L’alimentation de BnF catalogue général résulte de plusieurs sources : la création de notices par les catalogueurs, la dérivation de notices de bibliothèques étrangères (réservoir WorldCat d’OCLC), les notices issues de la conversion rétrospective des catalogues imprimés ou celle des fichiers des départements spécialisés, les notices issues des anciennes bases informatiques et les données des éditeurs via l’extranet du dépôt légal.

La production courante

Le département du Dépôt légal a créé 81 793 notices bibliographiques et 22 196 notices d’autorité pour les livres et les périodiques reçus par dépôt légal.

L’activité de catalogage courant des départements de collections porte sur des documents entrés par acquisition, don et échange, et, pour les documents audiovisuels et spécialisés, par dépôt légal. Le catalogage résulte soit de création, soit de dérivation, soit de modification d’exemplaire sur une notice déjà existante. En 2017, 95 791 notices bibliographiques et 48 772 notices d’autorité ont été produites par ces départements. On constate une baisse significative du nombre des notices bibliographiques créées (-16%). Cette baisse est particulièrement importante dans les départements de l’Arsenal (-35%, la production de 2016 ayant bénéficié du chantier de signalement du fonds du marquis de Paulmy), de Droit, économie, politique (-12%).

En 2017, sur les 44 734 notices de monographies produites par les départements thématiques, 50% ont été dérivées. En revanche, au regard du nombre de notices proposées par le réservoir OCLC, le taux de dérivation s’élève à 92% du catalogage des monographies étrangères.

Les fonds d’archives, collections de manuscrits et manuscrits isolés sont décrits par le biais d’instruments de recherche, qui représentent aussi bien un document isolé qu’un lot de documents. En 2017, 1 254 instruments de recherche ont été créés.

Catalogage courant du dépôt légal des livres et des périodiques

Catalogage rétrospectif et courant par les départements de collections

Dérivation de notices pour les monographies

Les chantiers de correction et de rétroconversion

Le département des Métadonnées poursuit sa mission de correction des données d'autorités. Organisée désormais de façon systématique en chantier et s'appuyant sur des processus de traitement semi-automatisés, cette action a été particulièrement notable pour les autorités collectivités : deux chantiers principaux, sur les partis politiques et les instituts, ont été conduits. Ont également été traitées les notices élémentaires liées à des œuvres du XXe siècle entrant dans le corpus ReLIRE ou encore les notices d’œuvres de films, les notices Dewey afin de les aligner sur la 23e édition, les notices RAMEAU concernant les poissons dans le cadre d’un projet avec l’Institut de l'information scientifique et technique (INIST). Les chantiers de fond sur la correction des notices des auteurs français présents dans le Dictionnaire de Biographie Française et les notices élémentaires liées à des documents numérisés dans Gallica se sont également poursuivis.

La BnF a fait évoluer l’outil de traitement des notices bibliographiques et d’autorité adossé à data.bnf.fr : RobotDonnées. Cet outil à usage interne permet de travailler avec les algorithmes utilisés pour data.bnf.fr (regroupement en œuvres, génération de métadonnées). Des travaux de tests ont été menés en 2017 en vue de la création automatique de pages « Œuvres » dans data.bnf.fr, avec pour premier volet la création d’œuvres textuelles du XXe siècle prévue pour 2018. RobotDonnées a également permis d’identifier des chantiers de dédoublonnage de notices d’autorité. 20 000 doublons d’autorités Personnes Physiques ont ainsi pu être traités.

En plus du catalogage courant, les départements spécialisés et le service de l’inventaire rétrospectif effectuent un catalogage rétrospectif des fonds anciens pas encore signalés. La correction et l’enrichissement des notices de BnF catalogue général pour les collections imprimées antérieures à 1831 (à l’exception des incunables) sont assurés par le service de l’Inventaire rétrospectif. Il travaille en liaison avec les programmes de numérisation menés par les départements des collections ou dans le cadre de BnF-Partenariats (corpus livre ancien ProQuest) et prend en charge la mise en valeur scientifique de ces collections, notamment par le BIPFPIG (Bibliographie de la presse française politique et d’information générale) avec des rédactions et des dépouillements en cours pour quatre départements (Hautes-Alpes, Seine-Maritime, Côte-d’Or, Deux-Sèvres).

La refonte des outils de production

La BnF s'est engagée dans la refonte de son outil de production du catalogue général. Elle comporte deux projets : ProdMD, rebaptisé NOEMI (Nouer les Œuvres, Expressions, Manifestations et Items), qui porte sur la refonte de l'outil de catalogage de la BnF, et le projet Fichier national d'entités (FNE), dont l'objectif est de mutualiser la production et la diffusion des données d'autorité produites par la BnF et le réseau de l'ABES.

La feuille de route élaborée en 2016 pour la réalisation des projets NOEMI et FNE prévoit une réalisation en plusieurs étapes sur une durée globale d'environ 4 ans. Officiellement lancé le 2 mai 2017, NOEMI remplacera, à terme, l'application de catalogage A-DCAT-02. L’application actuelle est en effet en décalage par rapport à l’état de l’art des applications web et peu ou non adaptée aux évolutions des processus de travail. De plus, l’obsolescence technologique d’A-DCAT-02 et des briques concernées du SI rend son évolution et sa maintenance difficiles. Un remplacement par des éléments logiciels récents est donc nécessaire pour assurer la stabilité de l’application.

En outre, cette refonte de l'outil de production des métadonnées survient dans un contexte d’évolution du catalogage et des tâches associées. Une quantité croissante de documents est appelée à être en partie signalée par intégration de flux externes (extranet dépôt légal, documents sonores, ressources électroniques…). La nouvelle application permettra de prendre en compte différentes modalités de catalogage, du catalogage unitaire au traitement de flux massifs qui accompagnera de plus en plus systématiquement les entrées liées au dépôt légal ou au numérique.

La conservation préventive et curative

Mission essentielle de la BnF, la conservation concerne l’ensemble des collections. Préventive, elle a pour but de protéger et de prévenir la dégradation des documents ; curative, elle restaure, répare, maintient, consolide. Les programmes de reproduction jouent aussi un rôle très important pour la sauvegarde des collections. Les activités de conservation sont réalisées sur tous les sites, soit au plus près des œuvres par les départements de collections eux-mêmes, soit dans les services et ateliers spécialisés du département de la Conservation ou par des prestataires dans le cadre de marchés.

L’année 2017 a été marquée par la poursuite des priorités définies dans le nouveau contrat d’objectifs et de performance : maintien d’une activité importante en conservation curative et préventive, perfectionnement du plan d’urgence, développement de la numérisation de la presse et des documents hors d’usage, préparation physique des documents à la numérisation, traitements pour les expositions, gestion concertée de la collection numérique.

Mouvement, rangement, amélioration des conditions de stockage

Les conditions de magasinage des collections dans les magasins constituent un élément déterminant de conservation. Un travail quotidien est mené pour gérer correctement les entrées courantes et garantir de bonnes conditions de stockage des fonds déjà présents (surveillance des conditions thermo-hygrométriques, équipement des rayonnages mobiles en bandes antidérapantes, etc.).

Outre la gestion des milliers de documents arrivant chaque semaine dans les collections – documents qui ont représenté en 2017 un accroissement de près de 4 000 mètres linéaires, similaire à l’accroissement 2016 –, les départements de collections ont assuré cette année le remagasinage de nombreux fonds, notamment pour le resserrement et la densification afin de faire face à la saturation des magasins du site François-Mitterrand ; en 2017, ces chantiers de remagasinage ont concerné plus de 12 kilomètres linéaires de collections.

Les transferts de collections entre sites réalisés soit dans le cadre de la rénovation du site Richelieu (cf. La mise en chantier de la zone 2 (le long de la rue Vivienne)), soit dans le cadre de la gestion dynamique des collections se sont poursuivis en 2017 mais sur une volumétrie moindre que les années précédentes : par exemple, transfert vers le site de Bussy-Saint-Georges de 220 mètres linéaires de fonds de la Bibliothèque-musée de l’Opéra.

La reliure mécanisée et le conditionnement

La reliure mécanisée et le conditionnement des documents en magasin sont deux des principaux instruments de la conservation préventive : la première permet d'empêcher les dégradations des ouvrages lors de la communication et du magasinage courant, le deuxième de prolonger les bénéfices des traitements de maintenance et de restauration ou de protéger des documents abîmés ou fragiles en attente d’un traitement. Le nombre de documents traités en 2017 en reliure mécanisée a légèrement augmenté avec 24 050 volumes (23 405 volumes en 2016). Le conditionnement et l’équipement léger sont en légère baisse du fait de l’évolution des effectifs de l’atelier interne dédié : 16 342 conditionnements sur mesure ont été réalisés (17 737 en 2016). À ce chiffre s’ajoute l’équipement léger de 6 829 documents patrimoniaux (7 413 en 2016).

Le dépoussiérage et la désacidification

Le dépoussiérage, traitement préventif indispensable, doit être réalisé régulièrement. Avec les travaux sur plusieurs sites et les chantiers de transferts de collections, cette activité s’est intensifiée. Elle est menée à l’intérieur des départements, en particulier pour les départements spécialisés, et sur le site de Bussy-Saint-Georges qui dispose d’une station de dépoussiérage intégrée dans la chaîne sanitaire de l’établissement (pour les documents nécessitant une désinfection), ou dans le cadre de prestations externes à l’occasion des importantes opérations de préparation et de mouvement des collections liées au chantier de Richelieu. La station interne de Bussy a assuré en 2017 le dépoussiérage de 21 m3 de documents (18 m3 en 2016). Par ailleurs, tout document qui bénéficie d’un traitement physique dans les ateliers internes est systématiquement dépoussiéré.

La désacidification, priorité pour la sauvegarde des collections en papier acide, très nombreuses jusqu’aux années 1980, et mise en œuvre dans une optique préventive, est réalisée en interne par la station du Centre Joël-Le-Theule à Sablé-sur-Sarthe et en externe dans le cadre d’un marché pluriannuel. Les deux filières de désacidification ont permis de traiter 6 894 kg de documents (26 660 documents) contre 8 497 kg et 17 063 documents en 2016. Cette baisse importante s’explique par une difficulté persistante sur le marché de désacidification externe. Comme les années précédentes, la priorité est mise sur la « grande presse » quotidienne des années 1945-1980.

La restauration et la reliure main

Les activités de maintenance et de restauration sont assurées dans les ateliers internes ou en externe : sauf dans le cas des objets, la grande majorité des documents, y compris parmi les plus prestigieux, sont traités par les ateliers internes. Parmi les restaurations prestigieuses de l’année 2017, on peut citer le manuscrit tardo-mérovingien dit "Sacramentaire de Gellone" (Ms Latin 12048 Gr. Réserve).

Au total, le nombre de volumes réparés (restauration, maintenance et consolidation) se maintient quantitativement pour les documents en volumes à 7 949 documents (7 967 vol. en 2016), auxquels s’ajoutent 230 000 documents en feuilles ou feuillets de documents. Dans les deux cas, le nombre en forte croissance des traitements rapides, souvent liés à la numérisation, masque une baisse du nombre des interventions de restauration plus longues, due à la diminution des effectifs dans plusieurs ateliers. Malgré des budgets en hausse sur certains marchés (en lien notamment avec le mécénat Polonsky), la grande majorité des documents en feuilles comme en volumes restent traités par les ateliers internes. Enfin, 14 597 objets divers (très majoritairement des monnaies mais également des globes, maquettes, sculptures, etc.) ont été restaurés ou traités pour expositions, volumétrie en hausse par rapport à 2016.

Destinés principalement à des documents anciens et précieux, souvent dégradés, les travaux de reliure artisanale sont réalisés dans deux ateliers de la Bibliothèque et grâce à des marchés extérieurs. Ils concernent la reliure main courante ou plus soignée (pour des ouvrages rares ou précieux, tels ceux de la Réserve des livres rares) et la reliure avec montage sur onglets (technique qui permet le regroupement de pièces disparates ou en feuilles). En 2017, le nombre total de reliures réalisées, 1 418, est encore en hausse par rapport aux deux dernières années, tout en restant inférieur à la demande. Cette hausse est principalement liée à la plus grande disponibilité des départements spécialisés (les déplacements de collections étant moins nombreux cette année), pour alimenter les marchés, et à la consolidation de l’effectif d’un des ateliers internes.

France-Angleterre 700-1200, manuscrits médiévaux de la BnF et de la British Library, un programme de la Fondation Polonsky

Une entreprise collective : conservation et valorisation du fonds Messiaen

La station de désinfection

La station de désinfection à l'oxyde d'éthylène, arrêtée une nouvelle fois à la fin 2016 suite à des difficultés techniques, n'a pu fonctionner à nouveau qu'à l'automne 2017 pour commencer à absorber le reliquat des fonds BnF immobilisés depuis parfois plusieurs années. Elle n’a donc pu traiter que 4 m3 de documents (24 m3 en 2016).

La BnF est équipée d’un matériel d’anoxie (suppression de l’oxygène). Cette technique de traitement d’objets ou de documents infestés par des larves ou autres insectes, lente mais non toxique et écologique, est maintenant utilisée très régulièrement, notamment pour les objets et les textiles. La station a bénéficié d’améliorations techniques importantes en 2016 et son activité s’est encore développée en 2017 : 382 objets traités pour 249 en 2016 (+53%), en provenance notamment des collections du département des Arts du spectacle (costumes de scène) avec lequel une programmation régulière est établie.

Conservation curative

Conservation préventive

La reproduction de sauvegarde

Certains travaux de transfert de support (numérisation, naguère micrographie) sont effectués sur des critères et à des fins explicites de sauvegarde, essentiellement par les ateliers internes de l’établissement. Ces prestations permettent de répondre aux besoins de communication des documents et de mener des campagnes systématiques de traitement pour des fonds dégradés. La reproduction micrographique (microfilms exclusivement depuis 2009) ayant pris fin, on recourt uniquement à la numérisation pour les collections imprimées et audiovisuelles. La numérisation à grande échelle de documents imprimés et des collections spécialisées (cf. La numérisation des collections) participe également à la sauvegarde des documents.

Reproduction micrographique

La sauvegarde micrographique de la presse

Le mouvement de bascule numérique des ateliers internes, entamé en 2005, s’est terminé fin 2016 avec la disparition du dernier atelier de microfilmage sur le site de Bussy-Saint-Georges. Quelques duplications de microfilms existants ont encore été réalisées au premier semestre. Une dernière prestation externe de complément (Presse quotidienne régionale) a été organisée début 2017 (19 934 vues). Son achèvement marque l’arrêt de la production micrographique par et pour la BnF, remplacée complètement désormais par la numérisation ou la récupération des fichiers numériques natifs : la reproduction de la PQR, désormais uniquement numérique, est ainsi de plus en plus remplacée par la collecte des fichiers numériques des journaux via le dépôt légal de l’internet.

La sauvegarde des documents audiovisuels

Le plan de sauvegarde s’appuie essentiellement sur des prestations extérieures que complètent les travaux des ateliers internes du département de l’Audiovisuel (sur les sites de François-Mitterrand et Bussy-Saint-Georges). Le nombre de documents audiovisuels numérisés en 2017 est de 35 319 supports : 8 509 documents sonores, 22 034 documents images animées et 4 776 documents multimédias.

La conservation des collections numériques

La stratégie de pérennisation des données numériques est une composante primordiale de la politique numérique de la BnF. Elle a développé un système de préservation et d’archivage réparti (SPAR), opérationnel depuis mai 2010. Ce système n’est pas une simple sauvegarde ni un dispositif de rangement définitif mais un magasin virtuel vivant qui assure la pérennité des données et de leur accès, ainsi que la préservation de toutes les informations nécessaires à leur compréhension et à leur utilisation. SPAR permet de conserver les données numériques de différentes filières : numérisation de conservation, numérisation de consultation (Gallica), dépôt légal (collectes du web), production administrative et technique, tiers archivage, etc.

Fin 2017, 8,1 millions de paquets (documents numériques) étaient préservés dans SPAR, représentant 3,4 Pétaoctets (pour 7 millions de paquets et 2,9 Pétaoctets un an auparavant).

La sûreté des collections

Assurer la sûreté des collections dont elle a la garde est une des missions fondamentales de la Bibliothèque. Les dispositions préventives nécessaires à la préservation de ces collections comprennent la mise en place de procédures de suivi des ouvrages (notamment par pistage informatique), le marquage de toutes les entrées et l’estampillage rétrospectif, l’organisation d’importants chantiers de récolement, le suivi des prêts d’ouvrages au personnel et les autorisations d’accès en magasin à renouveler tous les ans. En 2017, les départements ont ainsi inventorié et estampillé plus de 470 000 documents, tous sites confondus, chiffre en forte hausse par rapport à 2016. Les chantiers de récolement ont concerné plus de 288 000 documents, chiffre en baisse par rapport aux années précédentes.

La formation à la Sûreté des collections, lancée en 2016, a été généralisée en 2017 : elle est ouverte à tous les agents de la BnF et obligatoire pour les agents en contact avec les documents. Cette formation a donné lieu à 8 sessions qui ont rassemblé en tout 263 stagiaires (dont 74 de catégorie A, 74 de catégorie B et 65 de catégorie C). La formation a été proposée pour la première fois sur le site Richelieu et son contenu a été adapté aux spécificités du site.

Top