La gouvernance et l’organisation de la Bibliothèque

Organisation complexe, dont les activités s’exercent sur plusieurs sites, la Bibliothèque est dotée de plusieurs instances de programmation, de pilotage ou de coordination de ses activités ou projets stratégiques transverses. En 2017, une réflexion sur ces instances a été menée pour redéfinir leurs domaines d’intervention et de compétence, leurs périodicités et leurs compositions. Cette refonte est mise en œuvre en 2018, avec la suppression ou la création de comités ou des changements de périmètre importants : Comité des partenaires de Richelieu et Comité du site Richelieu, Comité de la politique des publics, Comité de la politique documentaire, Comité de la conservation et de la numérisation, Comités d’alignement informatique (cf. Le schéma directeur des systèmes d’information), Comité de pilotage des ressources humaines, Groupe pluridisciplinaire de la santé et du bien-être au travail, Comité des achats, Comité de suivi de gestion de crise.

Légende ci-après
Montage de l'exposition La bibliothèque, la nuit – Bibliothèques mythiques en réalité virtuelle
© Béatrice Lucchese / BnF

La gouvernance interne repose également sur un dispositif d’animation et de concertation de l’équipe de direction et de l’encadrement : des séances de travail associant les directeurs de départements (comités de direction élargis et séminaire annuel) et les chefs de service (réunions de l’encadrement élargi) rythment l’année et portent à la fois sur les grands dossiers de la Bibliothèque, en particulier ceux relevant de la démarche stratégique, sur des points d’actualité ou de réflexions.

Les outils de pilotage et la réflexion stratégique

Le contrat d’objectifs et de performance

De longue date, l’établissement inscrit son action dans le cadre d’une démarche stratégique pluriannuelle qui identifie les grands objectifs et les actions prioritaires mises en œuvre pour les atteindre. Le contrat d’objectifs et de performance 2017-2021, signé entre le ministère de la Culture et la BnF, s’inscrit dans la continuité des missions et des valeurs fondatrices de la Bibliothèque tout en veillant à adapter les objectifs de la période aux évolutions de l’environnement et aux transformations des pratiques. Les résultats font chaque année l'objet d'un rapport de performance annexé au rapport d'activité de l'établissement.

Rapport annexé sur la mise en œuvre du contrat de performance 2017-2021

La réflexion prospective et l’innovation

Un poste de responsable de l’innovation a été créé en 2015, sous l’autorité directe de la Directrice générale, pour accompagner la transformation des métiers, de l’environnement scientifique, culturel et sociétal, et des usages de recherche. La mission Innovation compte fin 2017 deux personnes.

La stratégie d’innovation de l’établissement s’organise en trois axes :

  • mettre en place une culture de l’innovation, reposant sur une organisation transversale des projets, un recours à l’intelligence collective, et une co-construction des services avec les utilisateurs de la bibliothèque ;
  • inscrire la BnF dans un écosystème de l’innovation, qui vise à développer les relations avec des acteurs de l’innovation publique (Direction interministérielle à la Transformation publique (DITP), remplaçant avec la Direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication de l’État le Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique (SGMAP)) et de l’économie innovante (French Tech, Station F, Paris&Co, etc.) ;
  • assurer le développement de l’innovation ouverte à la BnF, dans le but d’étudier les évolutions de la société et d’envisager la place de la BnF dans le monde de demain.

Au cours de l’année 2017, plusieurs actions ont été entreprises :

  • le lancement d’un « incubateur de projets », laboratoire d’innovation publique au sein de la BnF, soutenu par le SGMAP. Il s’agit d’un dispositif participatif de création, d’accélération et d’expérimentation de projets initiés par les équipes de la BnF. L’équipe de facilitateurs s’est constituée au second semestre 2017 et a rédigé la charte de l’incubateur, pour un début d’accompagnement des premiers projets prévue en septembre 2018 après appel à projet ;
  • l’organisation d’un Biblioremix (29 mai 2017), dispositif de création et d’expérimentation participatives, autour de la refonte des salles de lecture Audiovisuel et Presse du Haut-de-jardin en un futur espace consacré aux médias. Lecteurs, professionnels des médias et de la culture, personnel de la BnF ont ainsi « remixé » 8 projets de dispositifs de médiation ou de services aux publics, dont l’installation dans les salles de lectures fait l’objet d’une instruction en 2018 ;
  • l’expérimentation d’un premier logiciel de réseau social d’établissement (projet BnFil) auprès de plusieurs communautés pilotes (formation, innovation, service public), qui a abouti à une étude d’évaluation en octobre 2017. L’expérimentation sera poursuivie en 2018 avec d’autres outils techniques et d’autres communautés utilisatrices ;
  • la poursuite des séances d’information-action pour le personnel, les « innov’cafés », durant lesquelles le personnel est invité à échanger et expérimenter concrètement autour d’une thématique touchant à l’innovation ;
  • la deuxième édition du hackathon BnF (25-26 novembre 2017), sur le thème de la musique, qui a accueilli pendant 24 heures 70 participants pour réinventer les services numériques de la BnF ;
  • la participation à la communauté d’innovateurs publics Futurs Publics, animée par le DITP. La première « Cousinade », journée de partage et d’échanges, a été accueillie à la BnF le 16 mars 2017 ;
  • le lancement en novembre 2017 du programme d’incubation Mediastart, destiné aux projets innovants de médias émergents, piloté par Paris&Co en association avec la BnF, l’Agence France Presse (AFP), le CELSA Sorbonne et l’Institut national de l’audiovisuel (INA) et soutenu par le ministère de la Culture dans le cadre du fonds de soutien à l’émergence et à l’innovation dans la presse ;
  • la participation à l’Ideas Laboratory, qui conduit une démarche de prospective et d’innovation ouverte avec plusieurs acteurs des secteurs public et privé. La BnF, qui pilote la thématique Culture et gestion des connaissances, a initié un projet autour de « Bibliothèques et co-working », et a participé au projet « Prospective Foyer ».

Nouvelle offre de diffusion et réutilisation des données BnF : le site « API et jeux de données » et Gallica studio

Les études sur les publics et leurs usages

2017 a été marquée par la poursuite de l’Observatoire des publics – restitution du volet François-Mitterrand et réalisation du volet Richelieu –, qui dessine le « fond de carte » de nos publics et permet de mettre en perspective les enquêtes plus ciblées ou ponctuelles. Primo-visiteurs / usagers en apprentissage / usagers experts : l’Observatoire restitue les logiques de parcours singulières dans nos espaces et nos offres, et met en lumière les besoins spécifiques à chacune de ces populations. Sur le web, s’ajoute à ces trois catégories celle des usagers « furtifs », qui ne font que traverser la galaxie bnf.fr sans s’y arrêter, et demandent de renouveler nos méthodes d’analyse – ce fut chose faite avec une analyse inédite des logs de connexion à Gallica, data.bnf.fr et BnF catalogue général (cf. 4.4.4. Les centres de recherche de la BnF).

Au total, quatorze études ont été conduites en 2017 sur l’ensemble des publics de la BnF, à distance et sur place, en réponse à des besoins d’évaluation ou de prospection. À titre d’exemples : enquêtes sur le processus d’accueil et d’inscription (en appui à la réforme tarifaire et des titres d’accès), sur la notoriété de la bibliothèque de la maison Jean Vilar à Avignon, sur l’avenir du site web de la Bibliographie nationale française ou encore les publics du premier Festival de la BnF. Le nombre important d’études conduites dit surtout la diversité des méthodes et outils que la BnF est en mesure de mobiliser, de sondages très ponctuels sur les publics d’un événement à des projets de recherche ambitieux sur plusieurs mois ou années. Les résultats sont régulièrement publiés sur bnf.fr, dans la partie « Connaissance des publics ».

La carte de nos publics : « Observatoire des publics de la BnF »

Le schéma directeur des systèmes d’information

Afin de relever les défis de la transition numérique, d’accompagner l’évolution des métiers et de favoriser l’innovation, la BnF a décidé en 2016 de mettre en perspective toute son activité informatique dans un nouveau schéma directeur. Cette démarche concerne l’ensemble des systèmes d’information de l'établissement (bibliothéconomie ; services numériques ; système audiovisuel ; domaines budgétaire, comptable et technique ; outils de communication…). Elle inclut une analyse de l’existant, la collecte des besoins, la définition d’une cible, et un ensemble de grands programmes de transformation à court et moyen termes.

La trajectoire prévue par le schéma directeur des systèmes d’information pour les prochaines années se concrétise par huit chantiers : Gestion des données média et mise en place d'un parcours web cohérent ; Gestion transversale des données ; Efficience SI ; Évolution de l'environnement de travail des agents de la BnF ; Un catalogue des services informatiques ; Évolution de l'organisation du DSI et de la gouvernance ; Convergence SI/Système Audiovisuel ; Plan de transformation RH SI et stratégie de sourcing.

Un chantier spécifique, engagé dès l'automne 2017, a abouti à une nouvelle forme de gouvernance plus proche des métiers et assurée par cinq comités fonctionnels et un comité technique. Ces comités sont présidés par un pilote expert du domaine concerné et couvrent l'ensemble des systèmes d'information. Ils ont vocation à se réunir trois fois par an pour valider la stratégie, définir les priorités d'investissements et arbitrer les projets. Un responsable de la relation métier assure la coordination des projets au sein de chaque domaine. Un comité inter-domaines, présidé par la direction générale, coordonne l'ensemble.

La gestion de crise

L’année 2017 a permis de finaliser le dispositif de gestion de crise, de le mettre en œuvre, d’identifier les différents intervenants aux différents niveaux décisionnels et de les former à leurs fonctions. Une formation pour remise à niveau annuelle est d’ailleurs prévue pour les différents niveaux d’intervention (astreintes de direction, directeur des opérations internes (DOI) et astreintes techniques) à partir de 2018.

La première étape de la gestion de crise est l’alerte. La procédure d’alerte doit être déclenchée en cas d’événement particulier : touchant la santé ou la sécurité de collaborateurs, visiteurs ou prestataires ; pouvant impacter le fonctionnement de la BnF ou mettant en péril les hommes, l’activité, les collections… ; justifiant l’activation d’un plan de secours (plan de continuité d’activité (PCA), plan d’opération interne (POI), crue, plan de sauvegarde des collections (PSC), …).

Il appartient au coordinateur de crise (département des Moyens techniques) ou à l’astreinte de décision (heures non ouvrables) de définir du niveau de crise et de mobiliser les différents acteurs. Trois niveaux de crise sont définis :

  • niveau 1, événement particulier : impacts mineurs à surveiller, avec gestion par le coordinateur de crise (département des Moyens techniques) et mobilisation des experts métiers ;
  • niveau 2, potentiel de crise : mobilisation d’experts des différents métiers et lancement d’un plan d’action, avec création d’une cellule de veille active et nomination d’un directeur de crise et d’un DOI ;
  • niveau 3, crise : l’événement à des impacts avérés ou potentiels importants en termes humains, d’activité ou de réputation. Création d’une cellule de crise décisionnelle et d’une cellule de crise opérationnelle.

L’information et la communication interne

Afin d’assurer une bonne circulation de l’information entre tous les sites et les services, la BnF est dotée d’un dispositif de communication interne comportant un journal interne (Trajectoire, trimestriel), un intranet (Biblionautes), un système d’affichage (dynamique sur le site François-Mitterrand et papier sur les autres sites) et des séances d’information destinées à l’ensemble des agents (Midi de l’info, Innov’café…). La mission de la communication interne a continué, en étroite collaboration avec les parties prenantes, les correspondants Biblionautes et des agents, à améliorer l’éditorialisation du site intranet et à créer de nouveaux contenus. Des correctifs et développements ont été identifiés afin d’offrir aux usagers un meilleur niveau d’accessibilité notamment.

En lien avec la mission innovation, le département des Systèmes d’information et la direction déléguée aux ressources humaines, la mission de la communication interne a participé au projet d’expérimentation d’un réseau social d’entreprise (RSE). Trois communautés d'usagers ont testé durant un an une solution de RSE. Ce test a été évalué et souligne la nécessité d’accompagner cette évolution et de l’intégrer à l’écosystème numérique de la BnF.

Au cours de l’année 2017, la mission de la communication interne a accompagné différents projets de l’établissement comme la rénovation du site Richelieu en lien avec le Projet Richlelieu, la démarche innovation ou la réforme tarifaire et les nouvelles modalités d’inscription des usagers. Pour marquer les 20 ans de Gallica, un numéro spécial Trajectoire a été conçu ainsi qu’une image du mois mettant en scène des agents avec leur document Gallica préféré.

Mission pour la gestion de la production documentaire et des archives

En 2017, les versements pris en charge par la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives représentent environ 140 mètres linéaires, soit un ordre de grandeur assez semblable à celui de 2016 (150). Une entrée exceptionnelle d’archives a eu lieu en 2017 : un recueil de bulletins autographes de lecteurs du département des Imprimés, de la fin du Second Empire-début de la IIIe République, a été acquis lors d’une vente aux enchères. Les bulletins, classés par ordre alphabétique, sont signés de personnages parfois célèbres (Étienne Arago, Victor Cousin, etc.).

La numérisation puis la publication sur les réseaux sociaux de cartes de lecteurs illustres, conservés à la mission, a connu un succès important en janvier 2017 et a été relayée sur des sites en ligne tels qu’actualitté.fr, lemonde.fr ou le figaro.fr. La déclinaison de quatre d’entre elles en cartes postales (Hannah Arendt, Aimé Césaire, Jean-Paul Sartre, Simone Weil) pendant le week-end portes-ouvertes du site Richelieu et le succès à nouveau rencontré témoignent de l’intérêt du public pour ce type de documents, à forte charge émotionnelle.

En 2017, 145 demandes, portant sur 591 dossiers ou articles, ont été enregistrées (153 demandes pour 252 dossiers ou documents en 2016). Parmi celles-ci, 44 demandes sont des demandes de lecteurs et 101 des demandes internes. Pour les lecteurs, la consultation des archives administratives à la BnF s’effectue selon les fonds en salle T du Rez-de-jardin, en salle des Manuscrits et pour certains fonds spécifiques en salle des Estampes ou auprès du département des Cartes et plans. Les sujets de recherche du public externe des archives sont variés : lectorat ou le personnel de la BnF, recherches biographiques, travaux d’histoire de l’art autour des expositions, recherches archéologiques et architecture et histoire de l’architecture. À ces communications, peuvent s’ajouter des recherches pour des chercheurs ou des agents de l’établissement : 102 demandes ont été traitées en 2017.

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