Les affaires financières et budgétaires

Depuis 2009, le budget de la BnF est élaboré et exécuté par destination pour en optimiser la lisibilité et, dans une perspective pluriannuelle, pour démontrer la soutenabilité des prévisions à moyen terme (3 ans). En 2010, la nomenclature par destination a été enrichie d’une destination de niveau 4 qui correspond aux différents projets. Elle a permis d’améliorer encore le suivi de l’exécution des opérations programmées et notamment le plan pluriannuel d’investissement dans lequel figure, pour chaque projet, le financement et l’amortissement.

Budget

Le compte financier 2010 fait apparaître un compte de résultat 230,2 M€ dégageant un bénéfice de 8,3 M€ (contre 21,8 M€ en 2009), une capacité d'autofinancement (CAF) de 14,9 M€ (17,1 M€ en 2009) et un apport au fonds de roulement de 3,3 M€ (contre 1,9 M€ en 2009).

Les recettes

Le total global des ressources inscrites au compte financier s'élève à 254,3 M €. Par rapport à l'exercice 2009 et à périmètre égal (cf. tableau ci-dessous), le compte financier 2010 enregistre une augmentation globale de 0,6 M€ soit 0,23% qui résulte d'une situation contrastée :

• une augmentation de 2,089 M€ (+ 0,92%) des recettes de fonctionnement ;
• une diminution de 1,509 M€ (- 5,90%) des ressources d'investissement principalement due à la baisse de 1,021 M€ de la recette CNL traitée en ressource affectée (6,884 M€ en 2010 contre 7 ,905 M€ en 2009).

Le total des subventions versées par l'État s'est élevé à 202,6 M€ (203,5 M€ en 2009) dont 186,1 M€ en fonctionnement (186,7 M€ en 2009) et 16,6 M€ en investissement, incluant - 0,3 M€ au titre du Plan de relance (contre 16,8 M€ en 2009).

Les dépenses

Le total des dépenses (personnel, fonctionnement et investissement) s'élève à 257,6 M €. Une analyse à périmètre égal (exclusion des dépenses exceptionnelles, retraitement des charges constatées d'avance et changement d'imputation), conduit à une baisse globale de 7,5 M€ par rapport à 2009 (- 2,9%) et résulte :

• d'une augmentation des charges de personnel de 2,441 M€ (+1,87%) ;
• d'une diminution des dépenses de fonctionnement courant de 3,764 M€ (-4,12%) qui reflète notamment les efforts importants réalisés en matière de recherche d'économies ;
• d'une diminution des emplois d'investissement de 6,176 M€ (- 15,11%) qui s'explique en grande partie par l'importance de la consommation constatée en 2009 qui intégrait un volume exceptionnel de reports 2008 (14,3 M€) alors que celle de 2010 n'intègre que 9,4 M€ de reports 2009.

Une adéquation satisfaisante entre prévision et exécution

Les recettes en fonctionnement enregistrent un taux de réalisation de 99,5% (soit 1,2 M€ de moins que les recettes estimées après la dernière décision modificative au BP 2010) amélioré par rapport à celui de 2009 (99,1%), ce qui confirme la pertinence des prévisions globales de recettes.

Les recettes nettes d'investissement s'élèvent à 24,1 M€ (contre 30,4 M€ prévus) soit 6,3 M€ de moins-value ramenée à 73 k€ si l'on exclut du périmètre les crédits du CNL (6,884 M€ contre 13,084 M€ prévus) traités en ressources affectées. Le taux de réalisation retraité est alors de 99,6% en progression par rapport à 2009 où il était de 95,2%.

Les taux de consommation des crédits de fonctionnement restent élevés par rapport aux années précédentes ; a contrario, on constate une baisse de la consommation d'investissement qui provient essentiellement d'une augmentation des reports de crédits sur les acquisitions liée notamment au renouvellement durant l'année de l'ensemble des marchés libraires.

	2008	2009	2010
Total compte de résultat	94,8%	97,3%	97,5%
Investissement hors ressources affectées (CNL)	63,5%	75,7%	69,6%
Personnel	97,7%	99,8%	99,4%
Fonctionnement courant	91,7%	93,9%	94,9%

L'élaboration d'un budget pluriannuel

Par ailleurs, à partir des notifications, à titre indicatif, des subventions 2011 et 2012, il a été possible de construire une projection pluriannuelle de 2011 à 2013 qui a permis de vérifier la soutenabilité des hypothèses de prélèvements opérés sur le fonds de roulement. Cette gestion prospective du fonds de roulement permet la mise en réserve, d'ici 2013, des sommes nécessaires à la conduite d'importante opérations, comme la phase 2 de la rénovation du quadrilatère Richelieu.

L'amélioration des procédures financières et comptables

Suivi des actions du protocole de modernisation financière et comptable

Le protocole de modernisation financière et comptable a été signé le 20 mars 2008 par le président de la BnF, l'agent comptable et le directeur général de la comptabilité publique.

La mise en œuvre des 23 actions prévues par le protocole s'est poursuivie en 2010 à un rythme soutenu. 15 actions étaient achevées fin 2010, trois sont en phase d'achèvement (1^er semestre 2011 : rapprochement des inventaires physiques et comptables, renforcement de la méthodologie de contrôle interne comptable, suivi de la régularisation des compte à imputation provisoire) et une a été suspendue (carte d'achat).

En 2010, on peut notamment citer l'achèvement des actions suivantes :

• approfondissement de la démarche de comptabilité analytique ;
• développement de l'activité de soutien auprès des gestionnaires et mise en place d'un parcours métier de gestionnaire financier et comptable ;
• extension du contrôle partenarial aux dépenses sociales.

On peut également citer quatre actions d'envergure dont les études préalables ont été réalisées et les chantiers engagés :

• le renforcement du contrôle interne : une étude en vue d'optimiser les processus de gestion financière et comptable a permis d'identifier un certain nombre de redondances dans la chaîne de la dépense et a préconisé la mise en place d'un service facturier au sein de l'agence comptable. Cette orientation, décidée par le président de l'établissement en juin 2010, a donné lieu à la réalisation d'une étude préalable en 2010 et sera mise en œuvre dans le courant de l'année 2011 ;
• la mise en place d'un nouveau mode de comptabilisation par composants : les études préalables, conduites sur les infrastructures de la BnF, ont conclu que ce chantier était conditionné à la réalisation de l'inventaire physique du patrimoine de l'établissement et son rapprochement avec l'actif comptable, lequel sera achevé en avril 2011 ;
• la généralisation de l'encaissement à distance par carte bancaire : elle sera mise en œuvre dans le cadre du projet « vente en ligne » en 2012 ;
• l'étude de faisabilité d'actions de dématérialisation : cette action, qui nécessitait une évolution de l'application de gestion comptable SIREPA, sera poursuivie en 2011 en association avec la DGFiP et la Cour des comptes.

Compte tenu de ce bilan, l'agent comptable et la directrice de l'administration et du personnel sont convenus de clôturer le protocole et d'en préparer un nouveau qui intégrera, notamment, les actions non achevées du protocole 2008 en les mettant en cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement.

Enrichissement de la nomenclature du budget pluriannuel par destination

La répartition du budget de la BnF reflète les trois missions confiées à l'établissement : « Patrimoine immobilier », « Patrimoine collections » et  « Diffusion et valorisation ». Une quatrième destination, « Fonctions support », permet l'imputation des dépenses structurelles qui, ne pouvant être ventilées directement sur les trois premières, nécessitent un retraitement analytique pour être réparties. Chacune des ces quatre destinations de rang 1 est ensuite déclinée en destinations de rang 2 puis de rang 3.

En 2010, cette nomenclature a été enrichie d'une déclinaison plus fine de rang 4 correspondant à près de 700 projets. Dans l'ensemble des dépenses qui concourent à la réalisation d'une activité, le projet est le composant le plus fin, dont le périmètre est défini par rapport à un objectif (amélioration ou création d'un dispositif, maintenance d'un outil, etc.). Une construction du budget par projets hiérarchisés permet une amélioration de la visibilité du budget tant au niveau de l'arbitrage que du suivi de son exécution.

Exemple :

Rang 1	Rang 2	Rang 3	Rang 4
Mission	Activité	Activité détaillée	Projet
Diffusion, valorisation	Exposition	Exposition temporaire	Exposition R. Depardon

Le budget 2010 a été ainsi prévu et exécuté par projet.

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La répartition des rémunérations sur les destinations de niveau 2

La BnF est en mesure de présenter pour la première fois, au compte financier 2010, une répartition des dépenses salariales de ses agents selon les destinations de rang 2.

Une correspondance a été effectuée entre les 43 destinations budgétaires et les réalités fonctionnelles des activités des agents. La méthode a consisté à passer en revue avec chaque département de l'établissement l'ensemble des emplois afin d'établir une correspondance adéquate entre emplois et destinations. Un travail d'homogénéisation et de pondération a été réalisé.

La mise en place d'un service facturier

À la demande du président de la BnF, un chantier de modernisation des processus financiers et comptables de l'établissement a été lancé en 2010. L'axe majeur de ce chantier, confié conjointement à la directrice de l'Administration et du personnel et à l'agent comptable de la BnF, est la simplification du circuit de la dépense et la création d'un service facturier au sein de l'agence comptable. L'objectif principal de ces mesures est la suppression des différentes redondances de contrôle et de tâches matérielles. Ceci concerne notamment les contrôles exercés à la fois par l'ordonnateur et par le comptable dans le cadre des opérations de vérification des factures pour mise en paiement.

Ce chantier a donné lieu à la mise en place d'un comité de pilotage et d'un groupe projet composé de représentants du département du Budget et des affaires financières (DBF) et de l'agence comptable.

Les travaux menés durant le deuxième semestre 2010 ont abouti à la production d'un rapport détaillé, qui décrit les conditions de passage du mode de fonctionnement actuel à un futur service facturier, en précisant l'organisation et les circuits à arrêter entre les directions déconcentrées, le DBF et l'agence comptable.

Le rapport détaillé a été validé fin 2010 par le président de la BnF. La mise en place du service facturier est programmée pour 2011 en plusieurs phases, avec un dispositif pilote.

Les ressources propres 

La BnF est engagée depuis 2008 dans une démarche active de développement de ses ressources propres et de valorisation de ses actifs. En 2010, les axes de travail et les chantiers initiés ont été poursuivis, en mettant l'accent sur la valorisation des collections numériques.

Les ressources propres de la BnF reposent en grande partie sur les recettes de quatre grandes activités. Il s'agit des recettes générées par l'accès aux salles de lecture, par le droit d'entrée aux expositions, par la vente d'ouvrages édités par la BnF et par la reproduction/numérisation à la demande des collections de la Bibliothèque. Le développement financier de ces activités a fait l'objet d'une attention continue et partagée par différentes structures de l'établissement visant à accroître les recettes et développer la marge.

Les tarifs d'accès aux bibliothèques d'étude et de Recherche ont été actualisés, avec prise d'effet en septembre 2010. La nouvelle grille tarifaire propose une augmentation modérée, qui tient compte des nouveaux services offerts aux lecteurs (consultation à distance de multiples bases de données, des documents sous droits et de plus de 150 périodiques) et de l'évolution du coût de la vie. Les formules d'extension (avec paiement d'un complément financier), permettant aux lecteurs de modifier et d'étendre les possibilités de leurs cartes, ont été simplifiées.

Le réabonnement en ligne aux salles de lecture est en cours d'instruction et devrait être effectif en juillet 2011. Ce nouveau mode d'accès et de paiement de prestations offertes par la BnF devrait permettre à la fois économies et recettes additionnelles.

L'activité de reproduction/numérisation à la demande a fait l'objet, en 2009, d'une étude de modernisation, visant à la fois à l'amélioration des recettes, la réduction des coûts et l'optimisation du service. L'année 2010 a été mise à profit pour conduire l'instruction approfondie des principales préconisations issues de l'étude, pour confirmer les solutions proposées ou en rechercher de nouvelles, pour développer l'implication des personnels dans la recherche de solutions organisationnelles. En termes de développement des recettes, trois dossiers ont été ouverts : la conclusion de partenariats pour élargir les offres de service et multiplier les canaux de diffusion (6 partenariats signés en 2010, avec des sites de généalogie, d'impression à la demande et des portails de recherche), la redéfinition de l'offre et la mise en place d'une animation de la base de données clients.

La mise en place d'actions de formation payantes s'est centrée sur les professionnels ; trois structures de la BnF ont ainsi proposé en 2010 des formations à leur intention :

• formations sur la littérature pour la jeunesse dispensées par CNLJ/La Joie par les livres (21 sessions) ;
• formations sur l'archivage électronique proposées par la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives (3 sessions) ;
• formations sur la conservation dispensées par le département de la Conservation (9 sessions).

La valorisation du domaine public a pris diverses formes : les modalités techniques d'un accord d'échange d'énergie entre la BnF et un grand acteur du secteur ont été approfondies pour une mise en place effective mi 2011, source à la fois d'économies et de recettes. Des négociations avec un courtier spécialisé ont permis de récupérer une partie de la valeur des investissements vertueux en termes d'énergies réalisés sur les dernières années.

La valorisation des développements et prestations informatiques a porté principalement sur l'archivage numérique : la BnF a ainsi pu proposer à d'autres institutions des prestations de tiers archivage pour stocker de façon pérenne leurs données.

La tarification de la réutilisation des données publiques, mise en place initialement pour la réutilisation, par des professionnels, des contenus numérisés (livres, ouvrages, images, presse…) de la BnF a été étendue à la réutilisation des métadonnées et à la réutilisation des collections sonores (nouveau tarif). Le principe de la distinction entre réutilisation non commerciale et réutilisation commerciale payante a été conforté. Enfin, un contrat-type d'affiliation, permettant la rémunération des liens sortants du site Gallica vers celui des sites partenaires, a été élaboré en début d'année. Il a été signé par plusieurs organisations ; son champ devrait s'étendre en 2011 et porter sur de grands ensembles de Gallica.

Ces différentes actions, combinées à une rationalisation de la gestion financière des recettes, ont contribué à une légère augmentation (+ 0,3%) du montant des recettes propres constatées au compte financier 2010, malgré un contexte économique particulièrement défavorable.

Le mécénat

Pour la deuxième année consécutive depuis sa création en novembre 2008, la délégation au Mécénat a permis la réalisation de nombreux projets au cœur des missions de la BnF : acquisitions, expositions, numérisation et recherche.

La BnF a acquis grâce à un mécène un Trésor national exceptionnel : les manuscrits de Casanova, dont le manuscrit du célèbre récit Histoire de ma vie (cf. focus 1). Plusieurs acquisitions patrimoniales ont également été soutenues grâce à des fondations et des particuliers dont les archives d'Elizabeth Ivanovsky par la Fondation Breslauer et l'Institut de France, et les dessins de l'Opéra de Pils. Des œuvres de Paul Valéry sont entrées dans les collections de la Bibliothèque grâce aux bénéfices du dîner des mécènes.

Plusieurs expositions phare ont bénéficié en 2010 du soutien de mécènes (Champagne Louis Roederer, MAF Assurances, Fondation EDF Diversiterre) et quatre bourses ont été allouées à des chercheurs grâce à des mécènes (la bourse de recherche Louis Roederer sur la photographie ; la bourse de recherche Fondation d'entreprise L'Oréal sur l'art d'être et de paraître, complétée par une mention spéciale ; la bourse de recherche « Prix de la BnF », dotée par Madame Nahed Ojjeh).

La Fondation Total a soutenu la numérisation d'un ensemble de 280 manuscrits arabes, turcs et persans les plus précieux, dont une sélection sera exposée à l'été 2011 sur le site de Richelieu.

La BnF a ouvert en 2010, au cœur du site François-Mitterrand, le Labo BnF afin d'y présenter les nouvelles technologies de l'information et de la lecture, dont Orange est le partenaire fondateur. Il réunit également plusieurs partenaires technologiques, dans le cadre de mécénats en nature (Sony, Adobe, Samsung, Apple, Isir, Bridgestone). Un second mécénat en nature de 200 projecteurs LED pour la galerie d'exposition Mansart sur le site de Richelieu a été réalisé grâce à Procédés Hallier.

Pour la deuxième édition, Jean-Claude Meyer, président du Cercle de la BnF, a doté le Prix de la BnF, qui consacre un auteur vivant de langue française pour l'ensemble de son œuvre. Cette année, l'écrivain Pierre Guyotat s'est ainsi vu honoré.

Enfin, en 2010, le président d'honneur des Amis de la BnF, Hubert Heilbronn, a doté le Prix de la restauration, qui soutient la restauration d'une œuvre des collections de la BnF.

La BnF a établi en mars 2010 une charte éthique, dont l'objet est de définir les grands principes devant gouverner les relations de la Bibliothèque avec ses mécènes, parrains et donateurs, dans le cadre d'un mécénat, d'un parrainage, d'un don ou d'un legs.