Gouvernance et organisation

Contrat de performance et projets de service

Installations de l'ENSAD sur l'esplanade
du site François-Mitterrand

Photo David Paul Carr / BnF

La signature par le ministre de la Culture et de la communication, le 8 décembre 2009, du contrat de performance 2009-2011 marque pour la BnF une étape importante dans la démarche de formalisation et de pilotage de ses priorités pluriannuelles. Cette démarche avait été amorcée dès 2000 avec l'élaboration et la mise en œuvre du projet d'établissement 2001-2003, puis du programme d'actions 2004-2007. Il s'inscrit cependant dans un cadre renouvelé, puisque, pour la première fois, les objectifs fixés et les résultats attendus sont contractualisés avec les ministères de tutelle. La volonté de longue date de la BnF d'inscrire ses priorités pluriannuelles dans un cadre partagé avec le ministère de la Culture et de la communication et le ministère du Budget a ainsi rejoint les décisions du Conseil de la modernisation des politiques publiques du 12 décembre 2007 qui prévoient de renforcer la responsabilisation des opérateurs de la culture au travers de la généralisation des contrats pluriannuels de performance.

Parallèlement à ce travail, était engagée la démarche d'élaboration des projets de service au niveau de chacun des départements. Le contrat de performance constituant un cadre général, il s'agit de le compléter et de le décliner finement en interne afin de couvrir toutes les activités de l'établissement et d'en assurer le pilotage au plus près de ses enjeux quotidiens. Ils constituent un outil de management des équipes autour des priorités des départements et des services, et font l'objet d'un bilan annuel, occasion de tirer des perspectives de l'évolution des activités et d'adapter les objectifs, actions et indicateurs. Ces projets de service ont été remis par les départements à la fin de l'année 2009.

Information et communication interne

Afin d'informer l'ensemble des personnels et d'assurer une bonne circulation de l'information entre tous les sites et les services, la BnF est dotée d'un dispositif de communication comportant un journal interne, un système d'affichage, un intranet et des réunions d'information.

Mensuel de quatre pages, le journal interne Trajectoire est diffusé à l'ensemble du personnel et des retraités de la BnF, et sous forme électronique en format texte pour les déficients visuels. En plus des dix numéros parus en 2010, un hors série présentant un bilan d'étape du contrat de performance a été diffusé au mois de juin. Trajectoire a fait l'objet cette année d'une enquête de lectorat, point de départ pour un ensemble de réflexions et évolutions à venir de ce support.

La politique d'information et d'échange de la BnF s'appuie également sur les Midis de l'info, séances d'information ouvertes à l'ensemble du personnel de la BnF. Douze séances ont été organisées cette année, dont deux se sont tenues sur le site de Richelieu. Les séances du site François-Mitterrand ont accueilli en moyenne 164 personnes, avec un pic à 260 personnes pour le sujet « Évolution du Haut-de-Jardin ». Afin de pouvoir échanger avec les sites plus éloignés, et en cohérence avec les actions de développement durable menées par la BnF, les Midis de l'info sont depuis octobre 2009 retransmis systématiquement en visio-conférence sur le Centre technique de Bussy Saint-Georges. Depuis janvier 2010, les captations vidéo des Midis de l'info, montées en séquence, sont désormais mises en ligne sur l'intranet Biblionautes.

Dans le cadre de la rénovation du quadrilatère Richelieu, le dispositif de communication mis en place en 2009 afin d'informer régulièrement les agents sur l'avancement du projet et ses conséquences sur les conditions de travail et d'accès au site s'est poursuivi en 2010 (lettres électroniques d'information « Richelieu en projet », vade-mecum, système d'affichage, Midi de l'info, etc.).

Le site intranet Biblionautes a connu une augmentation de sa fréquentation de 7% par rapport à 2009, dont 51% de visites entrantes (consultation de plus d'une page). L'intranet s'est enrichi cette année d'une nouvelle rubrique dédiée aux activités de recherche et de nouvelles pages : Comité d'histoire de la BnF, observatoire ORHION, projet SPAR, etc.

La gestion documentaire et les archives

L'utilisation des bases de production poursuit une croissance significative, qui masque néanmoins de grandes inégalités entre les départements. La production de documents et dossiers dans les bases a progressé en 2010 de 25% par rapport à l'année record 2009 (+ 18% à périmètre comparable, en défalquant quelques 8 000 dossiers créés automatiquement en novembre 2010 dans une base nouvelle dédiée aux correspondances avec les auteurs). Au total, début 2011, les bases comprenaient 366 000 documents, dont 26% produits en 2010, et  40 000 dossiers, dont 40% produits en 2010.

L'usage côté utilisateur n'a jamais été aussi rapide. Les temps d'interrogation du catalogue se maintiennent malgré l'augmentation de 25% du nombre d'entrées (documents et dossiers) ; la durée d'enregistrement moyenne des documents n'a jamais été aussi bonne (2,9 s.) malgré le volume en constante augmentation (nombre global de documents et poids des bases).

En dépit de ces bons résultats, des points de vigilance sont à signaler : la diminution du pourcentage de documents validés, constante depuis 2008 et l'accaparement de 90% du volume par seulement 10% des documents

L'ensemble des bases de production pèse 360 gigaoctets, ce qui est peu pour une institution de la taille de la BnF et témoigne du gain apporté par la non-duplication des documents : la BnF dispose d'une version de référence de chaque document des bases, et non d'innombrables copies de chacun. À titre de comparaison, une institution d'une taille similaire à la BnF peut devoir maintenir entre 50 et 100 téra-octets de serveurs partagés, sans fonctionnalités avancées de gestion des accès ni opposabilité juridique des documents finalisés.

Vers un catalogue unifié des archives administratives

En 2009, une rubrique « Archives administratives » a été ouverte dans le catalogue BnF Archives et manuscrits pour fournir un véritable instrument de recherche, capable de recenser l'ensemble des archives physiques ou dématérialisées de la Bibliothèque. Le versement des données dans le catalogue a rencontré des difficultés en 2010 : la base de données initiale « Répertoire des archives administratives » a présenté plusieurs problèmes majeurs de conversion informatique en raison de scories dans le code des notices issues du document Word originel bloquant les exports. L'export réalisé a donc nécessité un important travail de reprise manuel, qui doit être poursuivi en recréant un plan de classement logique des notices et en remettant celles-ci en ordre. Ces questions techniques résolues, l'intégration des contenus des répertoires d'archives dans le catalogue commun de la BnF sera une priorité en 2011.